こんにちは、歯科医院 院長の悩みや歯科医院業務についてのデンタルカウンセラー『キコ』です。
歯科医院って想像以上に使用する薬剤や材料が多いですね。『使いたい時に在庫がない！』ってことないですか。
スーパーやコンビニのようにバーコードで管理できるのが一番楽で正確ですが、歯科医院の規模では在庫管理に費用をかけるわけにはいきませんよね。また、在庫管理だけに人件費をかけるわけにもいきません。みんなが協力して、みんなで簡単に実行でき、悩みを解決する方法があります。
それは、薬剤や物品に『管理札』を付けることで、簡単に管理ができるのです。
経費削減のために、どこで注文するか調べる！
取引業者さんがいくつかあれば、この機会に使用している薬剤や材料の見積もりをすべて出してもらいましょう。ここは少し大変ですが、使用している薬剤や材料名の一覧を作ります。それを業者さんに渡して、金額を記入してもらいます。この時、『税込み』なのか『税別』なのか忘れずに確認してください。
取引業者さんによって、値段がかなり違うものもあります。
業者さんがセールですと言われる場合は、かなり安い場合もありますので、セールは必ず金額を確認ししましょう。もちろんセール中で安い場合は、必ず使うもの・消費期限がないものは、セールのときに購入するのがおすすめです。
薬剤や材料の使用頻度・消費期限を知ろう！
毎日使うもの、毎日使わないけど、大事な薬剤や材料って歯科医院にはたくさんありますよね。
まずは、薬剤や材料の使用頻度・消費期限があるかないかを調べましょう。消費期限はあるものは、たくさん注文しても使いきれず、捨てることになり無駄な在庫になってしまいます。
例えば、たまにしか使わないものであれば、残りが1/2で注文するものだったり、よく使うものであったら在庫を1個または2個置くなります。これは、歯科医院の治療内容や来院患者数や年齢層などによりますので、それそれの医院で話し合って決めましょう。
もし、どのくらいの期間で使い切るか、そのくらいの頻度で注文するかなど、判断がつかないものには、その薬剤や材料に『使い始めた日』もしくは『開封した日』を書いておくことをおすすめします。そうすると、大体の使用頻度・注文時期が目安としてわかりやすくなります。
『管理札』を作る！
業者さんに記入してもらった薬剤や材料名の一覧を元に『管理札』を作ります。
まず、複数の業者さんと取引があれば、薬剤や材料名の一覧を見比べて、どこで注文するかを決めます。もちろん金額の安い方で注文します。そして、注文時期や消費期限無有無も一緒に把握しておきましょう。
『管理札』に記入するものは、商品の名前・注文時期・注文数・注文先・購入金額・在庫の場所を書きます。大きさは、名刺サイズがおすすめ。『管理札』はラミネート加工をしておくと札が長持ちします。
注文は、受付もしくは物品発注担当者がまとめてする！
『管理札』がついているものを開封した時、もしくは『管理札』に残り1/2で注文とあったら、その時に開封した人や使用した時に気づいた人が『管理札』を受付もしくは物品発注担当者に渡します。
受付もしくは発注担当者は、『管理札』を預かったら注文をします。その際、物品材料発注管理ノートを作っておいた方がよいです。業者さんも人間なので、忘れていたり、3個注文したのに1個しか届かなかったりすることもあります。物品材料発注管理ノートの記入でお互いのミスを防ぐことができます。
物品材料発注管理ノートには、注文日、商品名、注文個数、注文先（略号：業者の頭文字のアルファベットなど簡単なもの）、届いた日、受け取った人の印などを記入できる良いですとミスがなくなります。
発注品が届いたら
発注品が届いたら、物品材料発注管理ノートでチェックをします。そして、注文のときに預かった『管理札』を届いた品物に『管理札』を付けて、在庫の置き場所に置きます。←在庫の置き場は必ず固定しましょう。在庫品物の定位置を作ることにより、無駄な探し物もなくなり、業務もスムーズになります。
