こんにちは。歯科医院 院長の悩みや歯科医院業務についてのデンタルカウンセラー『キコ』です。
歯科医院の受付業務は、医院の顔であります。受付の対応を気にされている院長先生も多いのではないでしょうか。こういう風に対応してほしい、患者さんに寄り添う受付であった欲しいなどあると思います。
患者さんが安心して来院できるように心を配る受付業務は、簡単ではありません。しかし、それが歯科医院全体の評価につながる重要なポジションであるので、今日は、そんな日々の業務を少しでも楽にするためのヒントをお伝えします。
受付は医院の顔！笑顔が大切です
受付での対応が医院全体のイメージを決めることがあるんです。
歯科医院を訪れる患者さんは、多くの場合、不安や痛みを抱えているため、暖かい笑顔と優しい接し方が求められます。親しみやすさを感じてもらうことで、患者さんは次回の来院にも安心して訪れることができるでしょう。「あの笑顔にまた会いたい」と思ってもらえると最高ですね。
また、どんなに忙しくても、患者さん一人ひとりに心からの思いやりを示すことが重要です。これが医院のファンを増やす秘訣です。ただし、優しさは大切ですが、慣れすぎて馴れ馴れしくなりすぎないよう注意してください。節度ある態度も忘れずにね。
初診患者さんへの対応方法
初めて来院する患者さんは特に不安を抱えています。まずは安心感を与えましょう。
初診の患者さんにはまず、保険証を預かった後で、診療申込書と問診表の記入をお願いすることになります。緊張している方も多いので、優しい声かけを心掛け、書類の記入の手順をわかりやすく説明することが大切です。そして、もし患者さんが痛みを強く訴えている場合は、手続きをシンプルにまとめ、早めに診察を受けられるよう手配することをおすすめします。
問診表は、適正な診療を行うために不可欠な書類です。しかし、困っている患者さんが正確に記入できない場合もあります。そんなときは、受付スタッフが代筆することで患者さんの負担を減らし、医師に必要な情報をしっかりと伝えましょう。
予約患者さんへのスムーズな対応
予約システムを活用して、患者さんをスムーズに診療に誘導しましょう。
予約している患者さんの来院を管理する際は、アポイントメント表をきちんと確認し、来院の記録を行います。診療室の医師に患者さんの来院を報告することで、スムーズな連携が取れます。万が一、予約時刻を勘違いした場合や早く来院された場合は、状況を把握し、適切な処置をとることも重要です。
また、受付スタッフと医師のコミュニケーションを円滑に保つことで、患者さんの待ち時間を最小限に抑えることができます。患者さんの視点に立って、一貫した情報を提供することが大切です。
忙しさの中でも待合室への気配り
多忙な毎日の中でも、待合室の様子には目を配りましょう。
受付スタッフは、多くの業務に忙殺されがちですが、待合室の患者さんへの気配りを忘れないことも大切です。特に、具合が悪くなった方はいないか、冷暖房が適切に管理されているかなどを確認してくださいね。そして、診療が長引いた際には、誠意を持って事情を説明し、患者さんに少しの安心を提供するよう努めましょう。
終わりに、患者さんとのコミュニケーションを大切にし、医院の顔として日々の業務を楽しく乗り越えてくださいね。明るく心地よい受付を目指して、頑張りましょう！
歯科医院 院長の悩みや歯科医院業務についてのデンタルカウンセラー『キコ』は、院長先生の診療方針や悩みを伺いながら、スタッフ教育を行い、院長先生の理想の診療に近づくお手伝いをしています。６０分無料相談もありますので、お気軽にお問合せ下さい。
